Firma por WhatsApp: Mejores prácticas para firmar PDF

En la era digital, manejar documentos con rapidez y eficacia es esencial para las empresas. WhatsApp, una aplicación de mensajería usada por millones de usuarios, permite firmar documentos fácilmente, incluso si empezás desde un archivo DOCX. En este artículo te compartimos las mejores prácticas para firmar archivos y documentos a través de WhatsApp de forma efectiva.

1. Convertí tus documentos DOCX a PDF

Aunque podés enviar archivos DOCX directamente, lo ideal es convertirlos a PDF. El formato PDF mantiene el diseño original y es más seguro para la firma digital. Existen muchas herramientas gratuitas en línea, como Smallpdf, que permiten realizar esta conversión rápidamente en menos de 15 minutos.

2. Indicá claramente dónde firmar

Antes de enviar el documento PDF, asegurate de marcar claramente los lugares donde deben firmar las personas involucradas. Esto reduce errores, agiliza el proceso para el firmante y evita confusiones. También podés incluir breves instrucciones en los formularios PDF para guiar mejor al destinatario.

3. Usá herramientas especializadas

WhatsApp por sí solo permite enviar documentos fácilmente, pero no ofrece funciones avanzadas para la firma electrónica. Plataformas especializadas como Wapi Firma brindan varias ventajas importantes:

• Validez legal: garantizan que la firma electrónica cumpla con los requisitos jurídicos.

• Seguridad avanzada: verifican la identidad del firmante y aseguran que el documento permanezca íntegro.

• Seguimiento en tiempo real: permiten verificar quién ya firmó y quién falta por hacerlo.

4. Personalizá el mensaje de envío

El mensaje que acompaña al documento debe ser sencillo y claro para mejorar la probabilidad de que sea leído. Al usar Wapi Firma, podés enviarlos de forma directa desde el propio número de WhatsApp de tu empresa. Esto aumenta la confianza del destinatario y hace más seguro el proceso.

Ejemplo de mensaje:

"Hola [Nombre], te envío el contrato para firma electrónica. Haz clic en el enlace, revisalo y firmalo. Cualquier duda, escribime. ¡Gracias!"

5. Aprovechá las notificaciones automáticas

WhatsApp te permite saber cuándo el destinatario recibe y abre tu documento, A diferencia de los documentos enviados por correo electrónico. Esto facilita el seguimiento del proceso. Además, plataformas como Wapi Firma envían notificaciones automáticas cuando el documento ha sido firmado, ayudándote a gestionar rápidamente los siguientes pasos del proceso.

6. Garantizá la seguridad del proceso de firma por Whatsapp

La seguridad es fundamental al manejar documentos sensibles. Wapi Firma ofrece múltiples capas de seguridad para asegurar la validez de las firmas electrónicas:

• Verificación de identidad: se pide una selfie junto con el documento de identidad para asegurar quién firma.

• Certificado digital: cada firma incluye un certificado digital reconocido internacionalmente que garantiza su validez.

• Análisis biométrico: analiza características de la firma como la velocidad y presión del trazo, añadiendo seguridad.

• Trazabilidad completa: registra datos como fecha, hora, ubicación y dirección IP, proporcionando evidencias adicionales.

Estas medidas garantizan que cada documento firmado sea auténtico y legalmente válido.

7. Mantené la comunicación abierta

Es importante ofrecer un canal abierto para consultas durante el proceso de firma. Podés complementar enviando recordatorios por correo electrónico, WhatsApp o brindando soporte telefónico. Esto fortalece la confianza y evita retrasos.

8. Capacitación para tu equipo y clientes

Explicale claramente a tu equipo y clientes cómo funciona esta herramienta. Mostrarles sus beneficios facilitará la adopción y reducirá posibles errores o resistencias iniciales.

9. Realizá pruebas internas antes de implementar

Antes de empezar a usar esta herramienta con clientes, realizá pruebas internas para familiarizar a tu equipo con el proceso y corregir posibles errores. Esto garantiza una implementación exitosa cuando uses la herramienta en situaciones reales.

10. Mantenete actualizado

WhatsApp y plataformas como Wapi Firma evolucionan constantemente. Asegurate de mantenerte al día con nuevas funciones y mejoras para aprovechar siempre al máximo estas tecnologías, especialmente en dispositivos móviles.

Conclusión

Firmar documentos por WhatsApp es rápido, fácil y seguro siguiendo estas buenas prácticas. Incorporar este método mejora notablemente la eficiencia de tu empresa y la experiencia del cliente.

¿Estás listo para empezar? Conocé más sobre los beneficios legales y técnicos aquí y empezá a firmar electrónicamente tus documentos por WhatsApp.